Checklisten

Weshalb fliegen Flugzeuge?

Weil es Checklisten gibt!

Ganz nach dem Motto: Erst denken, dann lenken!
Um Ihr Event erfolgreich durchzuführen, sollten Sie bereits im Vorfeld Ziele definieren und einen Leitfaden kreieren um das Thema perfekt in Szene zu setzen. Der klaren Abgegrenzung unterliegen alle weitergehenden Schritte (Konzeption, Programm, Printmitteleinsatz etc.)

Organisation

Raumbedarf/ Örtlichkeit
* Anzahl der Gäste
* Grösse der Räume und Anzahl dieser
* Bestuhlung
* Tische
* Infodesk bzw. Rezeption/ Check In
* Erreichbarkeit
* Auswahl Durchführungsort
* Offerten verschiedener Lieferanten

Event-Partner (wird ein externer Partner benötigt?)
* Briefen des Event-Partners (Inhalt, Ausmaß, Zeitbezug)
* was kann intern, was muss extern erledigt werden

Ablauf Programm
* Ablaufplan
* Aufgaben definieren
* Eventmoderation sicherstellen (Begrüssungsreden)
* Referenten, Dankesreden organisieren
* Pausen einplanen
* Rahmenprogramm/ Künstler/ Showeinlagen definieren

Verträge
* Lieferantenverträge
* gesetzliche Vorschriften prüfen

Print Medien
* Form und Inhalt
* Adressen qualifizieren
* Response Einladungen (Anmeldefrist, Art der Anmeldung u.A.w.g.)
* Erreichbarkeit klären, Lageplanskizze
* Namensliste, Tickets, Einladung
* Unterkunftsmöglichkeiten klären
* Inhalte diverser Printmedien
* Fristgerechter Versand Einladungen

Anmeldungen
* Bestätigungsbrief
* Ansprechperson bei Fragen
* Gästeliste

Empfang/ Rezeption/ Check In
* Garderobe und Garderobenpersonal
* Empfangstisch und Empfangspersonal
* Registrierung der Gäste
* Sicherheit

Technische Hilfsmittel/Infrastruktur /Messe-Technik
* Hellraum-Projektor
* Dia-Projektor
* Beamer
* Flipchart
* Video
* Mikrofone
* Schreibunterlagen
* Smart Board
* Rednerpult
* Laptop/PC
* Moderatoren-Koffer
* Simultanübersetzungsanlage
* Video Conference
* ISDN-Anschlüsse
* Umziehräumlichkeiten
* Lagermöglichkeiten/Umkleideraum
* Anlieferung/Wegweisung Lieferanten

Dekoration
* Art der Dekoration
* Dekorateu(in) beauftragen, beraten lassen und briefen
* Sitz-, Tischordnung klären
* Blumen auswählen (passend zum Motto)
* Brandingmöglichkeiten
* Food & Beverage
* Organisation Catering
* Empfangsapéro, Pausendrinks und Snacks
* Getränke auf Rednerpult und Teilnehmertischen
* Barbetrieb

Fotograf
* Verwendungszweck des Bildmaterials definieren
* Digital, Fotos, Dias
* Fotograf organisieren, briefen

Unmittelbar vor dem Event
* Definitive Anzahl Gäste an Caterer mitteilen
* Besuch der Lokalität
* Auflegen von Unterlagen, Namensschildern
* Briefing des firmeneigenen sowie externen Personals (Werbedamen, Promotiongirls)
* Bekanntmachen mit Bankettverantwortlichem
* Testen der technischen Einrichtungen/Infrastruktur

Nachbearbeitung
* Abrechnung/Kostenübersicht / Controlling
* Dankesbrief an Referenten/Teilnehmer
* Fotoservice